KI-Daten-Ampel

KI und Datenschutz: Welche Daten dürfen in welches Tool?

Die meisten nutzen KI längst. Die wenigsten wissen, was sie dürfen: Kunden- und Klientendaten, sensible Gesundheitsdaten, dazu der rechtliche Rahmen aus DSGVO und EU AI Act. Die Daten-Ampel zeigt Dir in zwei Minuten, welche Daten in welche KI dürfen. 

Wähle Deine Situation, etwa ein Meeting-Transkript zusammenfassen oder eine Klienten-E-Mail formulieren, und Du siehst sofort, was geht, was nur unter Bedingungen geht und wo Stopp ist. Und wenn es rot wird, zeigt Dir die Ampel den Weg Richtung Grün.

Wähle aus, womit Du arbeitest – die Ampel zeigt Dir sofort, was geht, was nur unter Bedingungen geht und wo Stopp ist. Orientierung auf fachlicher Grundlage, ersetzt keine Rechtsberatung.

Ich arbeite in …

Oder überspring das und wähl unten direkt selbst aus.

Typische Situationen

1 Was steht in Deinem Text?

Mehrfachauswahl möglich. Im Zweifel die strengere Kategorie mit anklicken.

Allgemeines & Eigenes ohne Personenbezug
Personenbezogene Daten Art. 6 DSGVO iAlles, was eine Person erkennbar macht: Name, E-Mail, aber auch Kombinationen wie „Coach aus Hamburg mit rotem Hund“.
Besondere Kategorien Art. 9 DSGVO iFür approbierte Therapeut:innen und Ärzt:innen gilt zusätzlich die strafrechtliche Schweigepflicht (§ 203 StGB). Als Coach betrifft Dich das in der Regel nicht – die Inhalte bleiben trotzdem hochsensibel.

Zwei Fragen noch, dann stimmt Dein Ergebnis: In welchem Zustand gibst Du den Text ein, und hast Du eine Rechtsgrundlage?

2 In welchem Zustand gibst Du den Text ein?

Das ist Dein größter Hebel: Je weniger Identifizierendes im Text steckt, desto mehr wird möglich.

?Beispiel: „Anna M., 43, Köln“ steht genau so im Text. Jeder, der ihn liest, weiß, um wen es geht.
?Beispiel: Aus „Anna M., 43, Köln“ wird „Klientin A“. Mit Deinem Schlüssel kannst Du es später zurückübersetzen – darum bleibt der Text rechtlich personenbezogen.
?Beispiel: Aus „Anna M., 43, Köln“ wird „eine Klientin“ – ohne Alter, Ort und besondere Details. Es gibt keinen Weg zurück, auch für Dich nicht.
3 Hast Du eine Rechtsgrundlage??Warum fragen wir das? Ohne Rechtsgrundlage dürfen personenbezogene Daten gar nicht verarbeitet werden – auch nicht pseudonymisiert. Anonymisieren ersetzt die Einwilligung nicht. Noch offen

Noch nicht geklärt? Kein Problem – die Ampel rechnet dann konservativ und zeigt Dir, wie es besser wird.

?Dann gilt erstmal Stopp: Ohne Rechtsgrundlage darfst Du personenbezogene Daten gar nicht verarbeiten, auch nicht pseudonymisiert. Die gute Nachricht: Meist hast Du schon eine (Vertrag) oder holst sie Dir mit einem Satz (Einwilligung).
?Vertrag: Du brauchst die Daten, um Deinen Auftrag zu erfüllen: Termine, Rechnung, die vereinbarte Leistung selbst. Berechtigtes Interesse: Dein nachvollziehbares Interesse überwiegt das der betroffenen Person; dafür machst Du eine kurze, dokumentierte Abwägung (Was will ich? Trifft es die Person hart? Würde sie es erwarten?). Wichtig: Für Gesundheit, Psyche & Co. reicht beides nicht.
?Die Person hat aktiv und informiert zugestimmt: freiwillig, für genau diesen Zweck, jederzeit widerrufbar – und Du kannst es nachweisen (kurzer unterschriebener Satz oder dokumentierte Zustimmung reicht, es gibt keine Formvorschrift). Bei Gesundheit, Psyche & Co. der einzige praktikable Weg.

Spielt bei wirklich anonymen Daten keine Rolle – der Weg dorthin muss aber sauber sein (s. Kasten unten).

Für besondere Kategorien (Gesundheit, Psyche …) zählt Vertrag/berechtigtes Interesse nicht – hier brauchst Du die ausdrückliche Einwilligung (Art. 9). Darum unten: Stopp.
Deine Ampel erscheint hier. Wähle oben mindestens eine Datenart aus – das Ergebnis reagiert sofort auf jede Änderung.
[ ERGEBNIS ]

Deine Daten-Ampel

[ DEIN ERGEBNIS ]

    Gratis-KI kostenlos, Eingaben können ins Training fließen · Bezahltes Abo Einzel-Abo ohne Daten-Vertrag (AVV) · Business mit AVV Geschäftstarif mit Datenschutz-Vertrag, oft EU-Server · Lokal läuft nur auf Deinem Rechner

    Ehrlich gesagt: Pseudonymisiert heißt geschützt für die KI-Arbeit – nicht anonym im Sinne der DSGVO. Solange Original und Schlüssel existieren, bleibt der Text personenbezogen. Deshalb brauchst Du weiterhin eine Rechtsgrundlage. Trotzdem ist Pseudonymisierung Dein wichtigster Hebel: Sie macht aus ‚eigentlich riskant‘ ein ‚vertretbar mit System‘ (Art. 32 nennt sie ausdrücklich als Schutzmaßnahme) – und Du kannst Deinen Klient:innen glaubwürdig sagen, wie Du mit ihren Daten umgehst.
    Wirklich anonym ist schwerer als gedacht: Auch ohne Namen können Details in Kombination verraten, um wen es geht (Beruf + Ort + Alter). Grün gilt nur, wenn die Anonymisierung wirklich vollständig ist – die Endkontrolle bleibt Deine Aufgabe. Und auch das Anonymisieren selbst ist ein Verarbeitungsschritt, den Du sauber machen musst (dafür reicht i. d. R. Dein berechtigtes Interesse).

    Und es gibt einen Preis: Je mehr Du entfernst, desto mehr Inhalt geht verloren – für manche Aufgaben braucht die KI aber genau diesen Kontext. Die Kunst ist der Sweet Spot je Aufgabe: so viel entfernen, dass niemand erkennbar ist, so viel behalten, dass das Ergebnis noch trägt.
    Warum diese Einstufung?
      [ SO WIRD DARAUS GRÜN ]

      Viel Gelb und Rot? Das liegt am Klartext – nicht an Deinem Vorhaben.

      Genau das ist mein Handwerk: Texte so schützen, dass Klarnamen und verräterische Details draußen bleiben – und der Inhalt trotzdem trägt. Ein Werkzeug dafür ist in Arbeit, bis dahin zeige ich Dir den Weg persönlich.

      Lass uns kurz sprechen →

      Dein nächster Schritt

      Übrigens: Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act von allen, die KI beruflich einsetzen, grundlegende KI-Kompetenz (Art. 4). Mit dieser Ampel bist Du dabei, genau das aufzubauen.

      Du weißt jetzt, was geht und was nicht. Wie geht es weiter?

      Diese Ampel ist Deine erste Übersicht – sie zeigt, worauf es ankommt. Deinen konkreten Fall, Deine Tools und passende Lösungen schauen wir uns gemeinsam an: mit Use Cases, Leitplanken und konkreten Workflows.

      Für Selbstständige & Gründer

      Solo-Kompass

      Zwei Gespräche, ein klarer Plan. Standort, Use Cases, Leitplanken und ein 14-Tage-Plan – angepasst auf Deine Arbeit und Deinen Stil.

      Zum Solo-Angebot →

      Für Unternehmen & Teams

      Unternehmens-Kompass

      Eine strukturierte Lagebestimmung in vier bis sechs Wochen. Im Unternehmen mit Schlüsselpersonen, priorisierten Use Cases und einem realistischen Fahrplan.

      Zum Unternehmensangebot →

      Lieber erst sprechen? Kennenlerngespräch vereinbaren · 20 Min, kostenlos

      Was die KI-Daten-Ampel prüft

      Die KI-Daten-Ampel bewertet Deine Situation anhand von vier Faktoren: welche Daten in Deinem Text stecken (von allgemeinen Geschäftsdaten bis zu besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO), in welchem Zustand Du ihn eingibst (Klartext, pseudonymisiert oder anonymisiert), ob eine Rechtsgrundlage vorliegt und welche KI-Stufe Du nutzt (Gratis-KI, Bezahl-Abo, Business mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder lokale KI). Das Ergebnis zeigt Dir für jede Stufe, was geht, was nur unter Bedingungen geht und wo Stopp ist. Und was Du ändern kannst, damit aus Rot Grün wird.

      Pseudonymisieren: Dein wichtigster Hebel

      Pseudonymisieren heißt: Namen und verräterische Details werden durch Kürzel ersetzt, bevor der Text die KI erreicht. Der Schlüssel zum Zurückübersetzen bleibt bei Dir. Das macht Deinen Text nicht anonym im Sinne der DSGVO, aber es senkt das Risiko deutlich (Art. 32 nennt Pseudonymisierung ausdrücklich als Schutzmaßnahme) und macht viele KI-Anwendungen erst vertretbar. Genau dabei helfe ich Dir, ein Werkzeug dafür ist in Arbeit.

      Warum das für Selbstständige wichtig ist

      Viele Selbstständige und Gründer nutzen ChatGPT, Copilot oder Gemini bereits im Arbeitsalltag. Für E-Mails, Transkripte, Angebote, Kundenkommunikation. Doch sobald personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Gesundheitsinformationen ins Spiel kommen, greift die DSGVO. Seit dem EU AI Act gelten zusätzliche Pflichten, auch für Einzelunternehmer. Die Frage ist nicht ob Du KI nutzen darfst, sondern wie. Und mit welchen Daten in welchem Tool.

      Kein Ersatz für Rechtsberatung

      Die KI-Daten-Ampel gibt eine erste Orientierung auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen zu DSGVO und EU AI Act. Sie ersetzt keine individuelle Rechtsberatung oder Datenschutz-Folgenabschätzung. Für eine persönliche Einschätzung Deiner Situation biete ich den KI-Kompass an, in dem wir Dein Setup gemeinsam durchgehen. Als Solo-Angebot oder als Unternehmensangebot.

      Rechtsstand: Juli 2026. Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar.

      Häufige Fragen zur KI-Daten-Ampel

      Das hängt davon ab, was in Deinem Text steckt, in welchem Zustand Du ihn eingibst und welche KI-Stufe Du nutzt. Die KI-Daten-Ampel zeigt es Dir sofort: Wähle Deine Situation, etwa ein Transkript zusammenfassen, und Du bekommst für jede KI-Stufe eine Ampel-Bewertung – auf Basis von DSGVO und EU AI Act.
      Bei öffentlichen KI-Chatbots wie ChatGPT Free solltest Du keine personenbezogenen Daten eingeben. Bei Business-Versionen mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sieht es anders aus. Die Daten-Ampel zeigt Dir die genaue Abstufung je nach Datenkategorie und Tool-Stufe.
      Pseudonymisiert heißt: Namen und verräterische Details sind durch Kürzel ersetzt, der Schlüssel bleibt bei Dir. Das ist nicht anonym im Sinne der DSGVO, Du brauchst weiterhin eine Rechtsgrundlage. Trotzdem ist Pseudonymisierung Dein wichtigster Hebel: Art. 32 DSGVO nennt sie ausdrücklich als Schutzmaßnahme, sie senkt das Risiko deutlich und macht viele KI-Anwendungen erst vertretbar. Echte Anonymisierung ist schwerer als gedacht und kostet oft Inhalt, den die Aufgabe braucht.
      Nein. Die Ampel gibt Dir eine fundierte Erstorientierung für Deinen Arbeitsalltag. Für rechtlich verbindliche Einschätzungen – besonders bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten – solltest Du zusätzlich einen Datenschutzberater hinzuziehen.
      Die Ampel unterscheidet vier Stufen: Gratis-KI, bezahlte Privat-Abos, Business-Lösungen mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und lokale KI-Modelle auf eigener Hardware. Je höher die Stufe, desto mehr ist möglich. Pseudonymisierung verbessert die Bewertung zusätzlich bei Business- und lokalen Lösungen; für Gratis-KI und Privat-Abos bleiben personenbezogene Daten auch pseudonymisiert tabu.
      Der EU AI Act klassifiziert KI-Anwendungen nach Risikostufen und betrifft auch Selbstständige. Je nach Einsatzzweck können Transparenz- und Dokumentationspflichten gelten. Die Daten-Ampel berücksichtigt diese Einstufungen und hilft Dir, Dein Risiko richtig einzuschätzen.
      Besonders kritisch sind besondere Kategorien personenbezogener Daten: Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, biometrische Daten oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Aber auch einfache Kontaktdaten wie Namen und E-Mail-Adressen erfordern eine bewusste Entscheidung, in welches Tool sie eingegeben werden.
      Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt, wie ein Anbieter mit Deinen Daten umgeht. Du brauchst einen AVV, sobald Du personenbezogene Daten in ein KI-Tool eingibst, das von einem externen Anbieter betrieben wird. Europäische KI-Lösungen mit AVV bieten hier deutlich mehr Handlungsspielraum.
      Nein. Du wählst Deine Situation oder Deine Datenarten, den Zustand des Textes und die Rechtsgrundlage. Echte Daten gibst Du dabei nie ein, und Deine Auswahl wird nicht übertragen. Lediglich anonyme Nutzungsstatistiken (welche Optionen wie oft geklickt werden) laufen über unseren eigenen Server in Deutschland, ohne Weitergabe an Dritte.